Le fasi del lavoro del wedding planner: dall’idea al progetto

Hai capito come scegliere una wedding planner e, dopo varie ricerche e alcuni incontri conoscitivi, tu e la tua metà avete finalmente firmato la lettera d’incarico. Congratulazioni! Da oggi inizia ufficialmente l’organizzazione del vostro grande giorno: potete mettervi comodi e vivere questo viaggio dal sedile del passeggero, pensando solo a godervi il panorama. Il vostro unico compito sarà quello di rispettare gli appuntamenti e le scadenze e di fornire informazioni quanto più specifiche e precise al vostro wedding planner.

Ma… Riuscite a essere tranquilli e affidare totalmente la gestione del vostro matrimonio a una terza persona senza sapere nel dettaglio come si svolge il suo lavoro? Ti sei mai chiesto/a cosa vuol dire wedding planner e quali sono tutte le fasi del suo lavoro prima del giorno effettivo dell’evento? Se hai risposto “no” alla prima domanda e “sì” alla seconda, continua a leggere, perché vogliamo approfondire proprio questo discorso.

Organizzare un matrimonio è un compito talmente variegato e complicato da creare facilmente confusione o falsi miti a riguardo. Quindi, anche se abbiamo già provato a spiegare chi è la wedding planner e cosa fa, oggi ci piacerebbe raccontarvi qualcosa di più specifico a proposito del suo lavoro “dietro le quinte”. Ci soffermeremo sulle prime fasi del lavoro e in particolare su un servizio, spesso ignorato, che dà invece un grandissimo valore aggiunto.

Wedding planner: di cosa si occupa prima dell’evento

Il primo compito del wedding planner, non soltanto in termini di tempo ma anche di rilevanza (perché verrà svolto costantemente durante tutto il periodo di progettazione), è quello di riunire le idee della coppia sotto un denominatore comune.

Cosa significa? Che spesso i futuri sposi hanno tante idee su come vorrebbero che fosse il loro matrimonio, e probabilmente molte di queste sono ottime e originali… Ma quando si hanno troppe idee e molto entusiasmo, si rischia di non sapere come gestire il tutto. Le idee possono anche essere buone, ma se si ha difficoltà a metterle insieme e selezionarle (purtroppo non si può sempre fare tutto!), si rischia di rovinarle o di creare un risultato finale caotico e sconclusionato.

Affidarsi a una wedding planner serve proprio per questo: avere un occhio esterno, critico, obiettivo e professionale, che mette insieme le idee sparse degli sposi nel miglior modo possibile. E così sarà anche più facile cercare e selezionare i fornitori più adatti allo stile del matrimonio e alle necessità della coppia (numero di invitati, stagione, richieste speciali, ecc.), un altro compito fondamentale che il wedding planner svolge grazie alla sua esperienza pregressa.

C’è poi un altro aspetto pratico collegato alla selezione delle idee, che può davvero fare la differenza nelle fasi di progettazione di un evento, ma che molto probabilmente mancherebbe in un matrimonio senza wedding planner. Sapresti indovinare di cosa stiamo parlando?

Wedding planner VS wedding designer: la progettazione grafica

Non solo immaginare ma anche vedere. Una parte del servizio di wedding planning è dedicata alla creazione di grafiche, a mano o al pc, per mostrare ai futuri sposi come sarà una tavola imbandita, una mise en place, una specifica food station o un setting con gli allestimenti floreali.

A volte questa progettazione viene svolta da una figura apposita, che affianca il wedding planner, e che può essere un collaboratore esterno o interno all’azienda. Mentre chi organizza il matrimonio si occupa della pianificazione in senso stretto, il wedding designer si dedica alla parte più creativa e di design.

In molti casi, però, i wedding planner hanno già delle buone competenze di grafica e/o disegno con cui possono offrire un buon servizio di wedding design alle loro coppie. Si tratta di un enorme valore aggiunto ed esclusivo: difficilmente, infatti, gli sposi da soli hanno il tempo o le competenze per creare delle grafiche specifiche da soli (a meno che non siano appassionati o del settore). 

Ogni progetto viene studiato attentamente e reso il più realistico possibile: dai bozzetti fatti a mano agli sketch con appositi programmi informatici, dalle moodboard materiche a quelle virtuali, dagli schemi per il seating plan fino ai rendering grafici degli esterni. 

Tutto questo per dare agli sposi un’anticipazione visiva di quello che sarà il loro giorno speciale, il loro sogno. Così non si rischiano sorprese, non si arriva impreparati, perché i dettagli vengono discussi insieme davanti a un’immagine concreta e non parlando solo di idee astratte. I progetti grafici cambiano e vengono perfezionati nel corso del tempo, accompagnando passo dopo passo la coppia fino al giorno del matrimonio.

Il progetto grafico della wedding planner: quanto costa

Non temere: normalmente si tratta di un servizio gratuito già incluso nel servizio di progettazione, se il wedding planner si occupa dell’organizzazione completa dell’evento e non solo della gestione o del design di una parte di esso. Ecco perché sarebbe meglio ingaggiare un esperto che segua il matrimonio nella sua interezza. La tipologia e quantità di bozzetti che vengono preparati (e lasciati agli sposi come ricordo), poi, dipende da diversi fattori:

  • il tempo a disposizione. Certo, se è un matrimonio last minute e con pochi invitati, potrebbe non esserci il tempo di scendere nei dettagli di ogni scenografia. In questo caso, mettiti d’accordo direttamente con la wedding planner per capire quali sono le vostre priorità.
  • le richieste degli sposi. Alcune coppie ci tengono particolarmente che la mise en place sia impeccabile, e allora sarà importante mostrar loro gli sketch precisi e dettagliati dei loro allestimenti. Per altre, questo sarà meno fondamentale, e preferiranno avere una visione d’insieme della chiesa o dell’ingresso del ristorante. Il wedding planner lavorerà in questo senso anche a seconda delle loro preferenze.
  • gli strumenti di lavoro della wedding planner. Il professionista che avete scelto sa usare molti programmi di grafica? O ha una buona mano, è amante della carta e dei colori e preferisce mostrarvi bozzetti più “classici”? O ancora, ha esperienza con software specifici e di nicchia? A seconda delle sue capacità e competenze, ogni wedding planner lavora in modo diverso. Se per te questo fa la differenza, assicurati di chiedere quali strumenti usa prima di ingaggiarlo!

Se vuoi saperne di più sulle fasi del nostro lavoro di wedding planning consulta questa pagina oppure scrivici.

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